PDF:n saavutettavuuden neljä tasoa

Kirjoittaja: Alastair Campbell. Käännös: Marjut Mutanen.

Artikkeli on julkaistu alunperin AlastairC -sivustolla nimellä The four levels of PDF accessibility.


Portable Document Format (PDF) -dokumenttien saavutettavuus ei ole uusi aihe; sen ovat tietyt asiantuntijat ymmärtäneet ja selittäneet varsin hyvin. Kuitenkin sen merkitys on organisaatioissa varsin tuntematon. Mutta kenties joku kiinnittää siihen huomiota, jos tehdään yhteenveto PDF-dokumenttien saavutettavuuden neljästa tasosta ja siitä, kuinka asia monissa yrityksissä hoidetaan.

Saavutettavuuden tasot

Laajasti ottaen mikä tahansa PDF kuuluu johonkin seuraavista kategorioista riippuen siitä, kuinka se on luotu:

  1. Tukemattoman graafisen työkalun luoma PDF (ei saavutettava).
  2. Tukemattoman tekstipohjaisen työkalun luoma PDF (todennäköisesti ei saavutettava).
  3. PDF, johon tagit on lisätty automaattisesti (saattaa olla saavutettava).
  4. PDF, johon tagit on lisätty ja muokattu huolella (saavutettava).

Tukemattoman graafisen työkalun luoma PDF

Tyypillinen tilanne on sellainen, jossa tehdään juliste tai mainoslehtinen, joka on luotu sellaisella julkaisutyökalulla kuin esimerkiksi Quark. Se ei upota tekstiä PDF-dokumenttiin millään käyttökelpoisella tavalla, joten kaikki teksti jää ruudunlukijoilta näkymättömiin, eivätkä sen muutkaan saavutettavuusominaisuudet toimi. Tällaisia tiedostoja ei voi pitää millään tavalla saavutettavina.

Tukemattoman tekstipohjaisen työkalun luoma PDF

Kun käytetään Acrobat Prota (versio 5 tai uudempi, mieluiten 7 tai uudempi) sitä tukevan ohjelman (esim. MS Wordin) kanssa, voidaan PDF-dokumentteihin lisätä tageja, jotka tekevät sille sellaisen rakenteen, jota ruudunlukijat ja muut saavutettavuusteknologiat (ja mobiili) käyttävät. Ellei Acrobat Pron kanssa käytetä tuettua ohjelmaa, PDF-dokumentti luodaan ilman näitä HTML:n kaltaisia tageja. Tämä johtaa harmaalle alueelle.

Jos dokumentti on yksinkertainen, on hyvin todennäköistä, että monet saavutettavuusteknologioita käyttävät ihmiset voivat kuitenkin päästä lukemaan sitä olettaen, että heillä on viimeisimmät ohjelmistot käytössään. Tästä ei ole kuitenkaan mitään takeita, joten on hyvin mahdollista, että monet eivät siihen pysty. Dokumenttia ei kuitenkaan voi pitää saavutettavana; suuri osa verkossa olevista PDF:istä kuuluu tähän kategoriaan.

PDF, johon tagit on lisätty automaattisesti

Kun Acrobat Pron kanssa käytetään tuettua ohjelmaa, kuten Wordia, ja lisätään tageja, on perusta saavutettaville PDF-dokumenteille olemassa. On kuitenkin kokonaan toinen kysymys voivatko saavutettavuusteknologiaa käyttävät ihmiset käyttää sitä; se riippuu suuresti lähdedokumentista. On asioita, jotka voivat mennä, ja yleensä menevät pieleen:

  • Dokumenttiin sisällytetyistä kuvista puuttuvat vaihtoehtoiset tekstit.
  • Wordin tyylejä ei ole käytetty, mikä tarkoittaa sitä, että Acrobatilla ei juuri ole mahdollisuuksia ymmärtää mikä dokumentin rakenteen pitäisi olla (vaikka se yrittääkin).
  • Wordin muotoilu on seonnut ja erottelee sisällön oudolla tavalla, jota ei huomaa ennen kuin lukujärjestys tarkistetaan.
  • Dokumentti sisältää taulukoita, joihin on lisättävä koodia Acrobatin käyttöliittymän kautta.

Jos suoritetaan saavutettavuustarkistus (osa Acrobat Prota) mille tahansa dokumentille, jota ei ole manuaalisesti muutettu, on tiedossa ongelmia, sillä automaattinen tarkistus ei huomaa kaikkia edellä mainituista kohdista. Tageja sisältävällä dokumentti saattaa olla saavutettava. Yksinkertaiset dokumentit (ei palstoja, taulukoita tai kuvia) luultavasti ovatkin saavutettavia, mutta vähänkään perusominaisuuksia enemmän sisältävät tiedostot tarvitsevat manuaalista muuttelua päästäkseen samaan lopputulokseen.

PDF, johon tagit on lisätty ja muokattu huolella

Jos käytössä on ollut oikea ohjelma, ja PDF:ää muokataan jälkeenpäin Acrobat Prossa, on mahdollista

  • tarkistaa, että rakenne on oikein, ja korjata sitä.
  • tarkistaa, että lukujärjestys on oikea, ja korjata sitä.
  • määritellä kieli (esim. englanti).
  • lisätä alt-tekstejä.
  • merkata taulukot oikein.
  • poistaa tekstiä sisältämättömät kohdat.

Ja yleisesti ottaen siivota dokumenttia. Tässä vaiheessa voi jo olla varma siitä, että dokumentti on saavutettava.

Kokemusteni mukaan: jos sinulla on 40-sivuinen Word-dokumentti, jossa on käytetty Wordin tyylejä oikein, ja joka sisältää yhden ison taulukon ja 10 kuvaa, kannattaa prosessiin varata 3 tuntia. Jos lähdedokumenttia ei ole tehty Wordilla, tai sen otsikoinneissa ei ole käytetty tyylejä, ajan saa tuplata.

Ja entäpä jos joku muuttaa Word-dokumenttia? Kaikki on tehtävä uudestaan, sillä PDF on lopullinen asiakirjamuoto.

Seuraamuksia organisaatioille

Monet organisaatiot laittavat paljon PDF-dokumentteja verkkoon, ja tietyt sisällöt voivat olla saatavilla vain näissä dokumenteissa. Tämä on saavutettavuuskysymys, ja vieläpä aika suuri (laillinen/moraalinen/tekninen) sellainen.

Mitä tehdä?

Puntaroitavana on useita tekijöitä, joista suurimmat ovat:

  • Vaikeudet, joita ihmisillä voi PDF-dokumenttien käsittelyssä olla, etenkin saavutettavuuteen liittyen.
  • Kuinka suotavaa on laittaa verkkoon pitkiä dokumentteja verkkosivuina.

Saavutettavuuden suhteen ratkaisevaa on se, että kaikki ihmiset eivät voi helposti saavuttaa PDF-dokumentteja. Se ei kuitenkaan tarkoita sitä, että suotavin tapa olisi lisätä verkkoon erittäin pitkiä HTML-sivuja. Kun dokumentti on pitkä, eikä sellaisena sovellu verkosta luettavaksi, tuntuu PDF:n käyttö sopivimmalta vaihtoehdolta.

Olettaen, että tyypillisessä tapauksessa PDF liitetään uutiseen, neuvoston kokoukseen, yhtiökokoustiedotteeseen tai vastaavaan, voidaan saavutettavuus ja yhteensopivuus varmistaa seuraavalla tavalla:

  1. Liitä yhteenveto HTML-sivulle (joka itsessään on sopiva verkosta lukemiseen).
  2. Tee itse PDF:stä saavutettava (ts. käytä sopivaa lähdeohjelmaa, kuten Wordia, ja luo tageja sisältävä PDF-dokumentti).
  3. Anna käyttäjille mahdollisuus pyytää dokumenttia muussa muodossa, kuten esim. Word tai RTF (Rich Text Format).

Jos ylläolevia neuvoja noudatetaan, tekee organisaatio riittävästi varmistaakseen sen, että kaikilla on pääsy heidän sisältöihinsä. PDF:t eivät ole luontaisesti epäsaavutettavia, mutta niistä on kuitenkin tullut saavutettavia vasta viime versioissa; tällä hetkellä ne eivät ole helposti saavutettavissa. Aikaa myöten (kun ihmisillä on ajanmukaisempia ohjelmia) kohta 3 saattaa käydä tarpeettomaksi.

Tämän pitäisi luonnollisesti vaikuttaa käytäntöihin. Olisi epärealistista olettaa yritysten muuttavan tuhansia historiallisia dokumentteja saavutettaviksi PDF:iksi. Kuitenkin, kuten ylläolevassa suosituksessa, mahdollisuus pyytää dokumenttia eri muodossa tekee siitä käytännössä saatavan ilman kohtuutonta työmäärää.

Kuitenkin yritysten on vaikeaa muuttaa prosesseja ja ryhtyä tekemään tästä lähtien saavutettavia PDF:iä. Edellytyksenä on merkittäviä muutoksia siihen, kuinka sisältöä tuotetaan: Wordien tyylit on otettava käyttöön ja lisättävä kuville vaihtoehtoiset tekstit. Vasta sitten tietoa saavutettavien PDF-dokumenttien luomiseksi voidaan hyödyntää.

Yksi kommentti:

  1. Kellään tietoa, kuinka pahaa kuraa Macin tallenna pdf:ksi -ominaisuus tuottaa?

    Olen purnannut kai aiemminkin, kuinka raivostuttavinta on yrittää kopioida tekstiä palstoitetusta pdf-dokumentista, kun rivit eivät toimi oikein, vaan mukaan tulee naapuripalstan tekstiä. Erityisen vaivalloista tämä on, kun yrittää kopioida sisältöä referenssiluettolosta.

Kommentointi on suljettu.